Mengenal Tim Internal Communications Danone

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Sejak bergabung sebagai bagian dari Danone, ketiga perusahaan itu bersatu dalam naungan Danone Indonesia. Namun, tetap menjalankan lini bisnis masing-masing. Tiap perusahaan memiliki tradisi dan keunikannya masing-masing. “Di sinilah peran Internal Communication dibutuhkan sebagai jembatan komunikasi bagi seluruh karyawan,” kata Arif Mujahidin, Corporate Communications Director Danone Indonesia, pertengahan April lalu.

Tim Internal Communication Danone di Indonesia mempunyai tugas dan tanggung jawab yang tidak mudah untuk membuat program yang bisa memperkuat keterlibatan karyawan. Mulai dari perannya sebagai sumber informasi yang terpercaya dari perusahaan melalui pesan-pesan yang disampaikan, seperti memo internal, peraturan/kebijakan perusahaan, pesan dari General Manager/Presiden Direktur, dan sebagainya. Mereka juga memberikan dukungan untuk kegiatan  dari departemen lain kepada karyawan internal. Karyawan diajak untuk bertindak sebagai brand ambassador dari produk Danone sehingga mereka harus mengetahui dan memiliki pengetahuan tentang bisnis serta produk Danone.

Tidak hanya itu, tim Internal Communications juga aktif terlibat dalam penyelenggaraan ragam kegiatan seperti peringatan hari besar nasional dan yang memiliki kaitan terhadap bisnis Danone Indonesia. Sebut saja, Hari Bumi, Hari Air, Hari Kesehatan Nasional, Hari Gizi.

Berbagai kegiatan tersebut dilakukan secara on-line melalui beberapa media komunikasi internal seperti penyebaran e-mail, penyebaran WhatsApp, intranet, TV dinding, dan workplace (Facebook untuk Internal perusahaan). Kegiatan tatap muka seperti townhall dan perayaan hari besar juga diadakan secara berkala, baik event per lokasi maupun yang diselenggarakan untuk Danoners, sebutan untuk karyawan Danone, di seluruh Indonesia. Contoh, townhall tatap muka dengan pimpinan tertunggi nasional maupun global yang merupakan ajang untuk menyampaikan business update dari manajemen Danone diadakan di Head Office Jakarta, namun diikuti oleh Danoners di seluruh Indonesia.

Dengan teknologi workplace, semua karyawan bisa mengikuti townhall secara langsung dan mengajukan pertanyaan. “Walaupun terpisah jarak, tidak ada yang ketinggalan berita terkini tentang perusahaan,” kata Arif.

Jembatan Komunikasi

Danone di Indonesia memiliki 23 pabrik yang tersebar di seluruh Indonesia. Tim Internal Communications harus memastikan penyebaran informasi perusahaan sampai ke seluruh karyawan. Untuk mempermudah komunikasi, selain mengelola mail group, mereka juga memiliki grup WA per wilayah serta membentuk jaringan Internal Communication Champions. Internal Communication Champions ini beranggotakan perwakilan karyawan dari setiap divisi dan berfungsi sebagai perpanjangan tangan dari tim Internal Communications untuk meneruskan informasi kepada 15.000 karyawan Danone Indonesia.

Dalam menyusun agenda kerja, tim Internal Communication berpedoman pada panduan yang diberikan oleh Danone Global serta kebijakan dari Danone Indonesia. Setiap bulan, tim Internal Communication Danone dari berbagai belahan dunia, mengadakan pertemuan virtual rutin yang disebut Internal Communication Call. Di sini, Danone Global memberikan update bulanan serta sharing best practice tentang kegiatan internal communication di suatu negara. “Beberapa kegiatan juga dikoordinasikan langsung oleh Danone Global untuk dilakukan secara bersamaan oleh karyawan Danone di seluruh dunia seperti Danone Volunteering Month dan Danone Day,” imbuhnya.

Sebagai pihak yang menyampaikan informasi, karyawan sering kali bertanya kepada tim Internal Communication. Hal ini mengharuskan mereka untuk mengetahui dan memahami isi dari informasi tersebut untuk dapat menjawab pertanyaan dan meneruskan kepada pemilik informasi untuk keterangan lebih lanjut. Peran sebagai jembatan komunikasi juga dilakukan ketika karyawan tidak dapat menyampaikan pertanyaan secara langsung kepada pihak-pihak tertentu dalam perusahaan. (rtn)