Inilah Tiga Strategi Mengoptimalkan Kinerja PPID

SEMARANG, PRINDONESIA.CO — Ada sejumlah strategi yang harus dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) untuk mendukung keterbukaan informasi publik (KIP) sehingga dapat berjalan dengan optimal. Strategi tersebut diuraikan oleh Emilia Bassar, Direktur Komunikasi PT Indonesia Morowali Industrial Park, saat menjadi narasumber untuk kelas workshop Anugerah HUMAS INDONESIA (AHI) 2023 bertema “Transformasi Keterbukaan Informasi Publik melalui Inisiatif Program Berkelanjutan” di Semarang, Kamis (2/11/2023).

Untuk membangun PPID yang kuat, ujar perempuan yang juga merupakan founder dari pusat pelatihan Center For Public Relation, Outreach and Communication (CPROCOM) ini, setidaknya diperlukan tiga strategi agar komunikasi publik dapat terlaksana dengan baik. Strategi-strategi tersebut antara lain inovasi, program kreatif, dan peningkatan kapasitas serta kompentensi para pekerja PPID.

Inovasi adalah strategi pertama yang penting dilakukan oleh PPID. Komunikasi publik yang ampuh dan mampu menarik audiens bisa dilakukan dengan cara menyebarkan informasi melalui media digital yang bersifat mudah diakses, inklusif, dan transparan. Media-media ini bisa berupa streaming TV/radio, website, media sosial, e-magazine, dan lain sebagainya.

Dalam menjalankan perannya melakukan keterbukaan informasi, Emilia juga meminta kepada PPID untuk mengedepankan prinsip inklusivitas. “PPID juga harus memastikan agar teman-teman difabel dapat mengakses media-media kita dengan melakukan berbagai inovasi,” ujar dosen Universitas Mercu Buana ini.

Inovasi yang juga perlu untuk dilakukan, menurut Emilia, adalah counter attack hoax. Di samping inovasi dalam layanan informasi, hingga inovasi untuk membangun green building atau eco lifestyle. Semua inovasi ini harus dipikirkan sebagai medium komunikasi yang bisa diterapkan pada masyarakat sehingga dapat meningkatkan kepercayaan publik (public trust).

Strategi berikutnya, melakukan berbagai program kreatif. Emilia mengimbau agar PPID membuat program-program kreatif seperti membuat video profil, video klip, digital storytelling, dan masih banyak lagi. Mereka juga dapat membuat mengadakan berbagai event serta program dengan berkolaborasi bersama unit-unit kerja lainnya.

Terakhir, tidak lupa untuk mengoptimalisasikan kinerja PPID dapat dengan melakukan peningkatan kapasitas dan kompetensi. Peningkatan kapasitas dan kompetensi yang dimaksud oleh Emilia adalah peningkatan pengetahuan (knowledge), sikap (attitude), keterampilan (skill), dan penampilan atau bahasa tubuh (gesture) yang baik.

Apabila semua strategi tersebut sudah dilaksanakan, perlu kiranya para PPID melakukan pengukuran atau evaluasi. Pengukuran dan evaluasi ini, menurut Emilia, penting agar PPID mengetahui seberapa jauh optimalisasi kinerja. Khususnya, kinerja terkait komunikasi dan informasi. ‘’Evaluasi ini dilakukan untuk mengukur keberhasilan strategi dan taktik yang sudah dilakukan, baik itu untuk organisasi maupun orang lain,” ujarnya.

Perlu Pengukuran dan Evaluasi

Lebih lanjut Emilia membedah soal pengukuran dan evaluasi. Bahwa pengukuran dan evaluasi dapat berjalan efektif apabila ada performance indicator. Apa itu performance indikator? Ini  adalah indikator untuk mengukur optimalisasi komunikasi publik yang sudah dilakukan, dalam hal ini oleh PPID. Pengukuran tersebut bisa dilakukan secara kuantitatif dan kualitatif.

Kuantitatif adalah pengukuran yang bisa diukur dengan numerik atau angka. Setelah membuat program, maka PPID bisa dilakukan pengukuran kuantitatif dengan cara melakukan Survei Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM). Sementara untuk pengukuran kualitatif, PPID bisa mengadakan forum group discussion (FGD), wawancara, observasi setelah selesai melaksanakan suatu program. ’’Tidak ada kegiatan humas atau PR yang tidak bisa diukur,” pungkasnya, tegas. 

Pemaparan Emilia di sesi workshop ini sekaligus mengakhiri rangkaian agenda AHI 2023 di hari kedua. Sesi workshop terbagi ke dalam dua kelas yang berjalan secara paralel. Melalui workshop ini, peserta dapat memahami cara merawat dan mengoptimalkan komunikasi serta menumbuhkan budaya inovasi dalam pelayanan publik, khususnya bagi PPID. (HUR)