Tokopedia: Lebih Baik “Overcommunicate”

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Penyebabnya karena sebelum pandemi, budaya kerja yang sudah terbangun di Tokopedia adalah senang berkumpul dan berdiskusi secara tatap muka di kantor. Ya, jika berkunjung ke kantor mereka, Tokopedia Tower, di Kuningan, Jakarta Selatan, perusahaan teknologi yang tahun ini genap berusia ke-11 tersebut memang didesain sedemikian rupa sehingga mampu membuat siapa pun yang berada di dalamnya betah.

Ada banyak ruang terbuka di sana. Termasuk auditorium yang biasanya dipergunakan untuk nonton film bareng, bahkan mini konser. “Bukan hal yang mudah untuk mengubah kebiasaan yang selama ini sudah terbentuk,” kata Nuraini Razak, VP of Corporate Communications Tokopedia kepada PR INDONESIA via virtual, Selasa (10/11/2020).

Apalagi, ia melanjutkan, pendiri sekaligus CEO Tokopedia William Tanuwijaya sejak awal pandemi memutuskan agar seluruh karyawan bekerja dari rumah. Langkah ini dilakukan tak lain untuk memberikan keamanan dan keselamatan bagi para Nakama, sebutan untuk karyawan Tokopedia. Sehingga, mereka bisa fokus bekerja dengan tetap menjaga kesehatan.

Beruntung, sebagai perusahaan teknologi, mereka tak butuh waktu lama untuk beradaptasi menggunakan berbagai tools agar aktivitas bekerja dan berkoordinasi dari rumah tetap berjalan lancar. Melakukan town hall meeting bersama lebih dari 4.500 Nakama dan diskusi tiap departemen secara virtual tak lagi asing. “Saat ini kami sudah berada pada tahap di mana kolaborasi secara virtual menjadi terasa lebih natural meski dengan segala keterbatasan dan suka dukanya,” kata Aini, sapaan karib Nuraini.

“Work Fun Home”

Justru, yang menjadi perhatian utama manajemen adalah menjaga psikologis para Nakama agar tetap semangat dan solid, meski mereka tak bisa sesering dulu bertatap muka. Di sinilah fungsinya komunikasi internal. Di Tokopedia, komunikasi internal atau dikenal dengan unit Internal Communications and Owned Channel berada di bawah payung Corporate Communications. 

Di masa ini, ada satu pesan yang selalu ditekankan oleh sang CEO kepada Divisi Corporate Communications, khususnya Internal Communications Tokopedia. Yaitu, tidak masalah overcommunicate (komunikasi berlebihan) asalkan seluruh Nakama menerima informasi mengenai kebijakan, arahan dan inisiatif perusahaan dengan pemahaman dan persepsi yang sama. Pesan ini sekaligus menunjukkan kesungguhan manajemen menjadikan Nakama sebagai aset paling berharga bagi perusahaan. “Pandemi telah mendorong kami untuk senantiasa membangun komunikasi lebih dulu ke dalam sebelum ke luar,” ujar Aini.

Berbagai medium komunikasi pun dimaksimalkan agar informasi terdistribusi secara merata. Kemasannya pun disesuaikan dengan karakteristik media komunikasi yang bersangkutan. Dari yang konsepnya formal, sampai berupa poin dengan visual menarik agar mudah dipahami seperti infografis dan mini-poster.

Di sisi lain, Aini menambahkan, komunikasi internal dengan Nakama di Tokopedia bersifat dua arah. Tidak hanya dari perusahaan ke karyawan, perusahaan juga mendorong Nakama untuk menyampaikan aspirasi dan feedback melalui berbagai kanal. Perusahaan akan memberikan apresiasi kepada Nakama yang secara aktif memberikan saran dan kritik konstruktif bagi pengembangan perusahaan ke depannya. Hal ini dilakukan sejalan dengan salah satu dari tiga DNA Tokopedia yakni ‘Make it Happen, Make it Better’.

Manajemen juga berdiskusi secara intensif dengan konselor untuk mempertimbangkan berbagai hal yang mungkin terjadi dan perlu diantisipasi selama pandemi. Salah satunya, memastikan kesehatan mental seluruh Nakama. Secara rutin, chatbot bernama ‘People Experience’ akan menyapa dan memastikan tiap Nakama tetap sehat secara fisik dan mental. Nantinya, respons dari Nakama terhadap chatbot akan menentukan rekomendasi selanjutnya yang akan diberikan kepada Nakama.

Sementara itu, Corporate Communications bekerja sama dengan Tim People untuk mengomunikasikan program Work Fun Home. Inisiatif tersebut lantas diturunkan ke dalam berbagai agenda. Mulai dari yang bertujuan meningkatkan kompetensi dan keterampilan baik tim maupun individu seperti pelatihan berkebun, memasak, menunjukkan bakat terpendam di Nakama’s Got Talent hingga yang sifatnya hiburan seperti nonton film, konser, yoga bareng, dan lainnya. “Kami berupaya memberikan banyak alternatif kegiatan di luar pekerjaan agar Nakama dapat tetap berinteraksi, melakukan aktivitas sesuai minat, terhibur, dan tidak ‘mati gaya’ setelah sekian lama bekerja dari rumah,” ujarnya. 

Ada lagi, ‘Thriving Thursday’, setiap Kamis minggu pertama dan kedua setiap bulan, Tokopedia menerapkan ‘no meetings day’. Inilah momen bagi Nakama untuk fokus melakukan refleksi dan evaluasi terhadap pekerjaan yang selama ini sudah dan akan dilakukan agar menjadi lebih baik ke depan.

Menurut Aini, sejauh ini berbagai terobosan dan inovasi tadi direspons positif oleh para Nakama. Hal ini dapat dilihat dari hasil survei yang rutin mereka lakukan setiap mengadakan kegiatan. “Yang pasti, pandemi telah mendorong kami untuk membangun komunikasi lebih baik dengan terus menggali agar memahami keinginan dan kebutuhan Nakama dalam menerima informasi,” tutupnya. (adv)