Tujuh Langkah PR Tangani Krisis Komunikasi

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Seperti yang dikemukakan oleh Wahyuningrat, Director Imogen Public Affairs, saat mengisi materi dalam sesi “Kupas Setengah Tuntas: PR Crisis Handling 101” yang diselenggarakan oleh Imogen Public Affairs melalui aplikasi Zoom di Jakarta, Kamis (4/6/2020).

Isu sendiri didefinisikan sebagai segala sesuatu yang akan berpengaruh terhadap citra, kredibilitas, reputasi perusahaan. Untuk itu, dibutuhkan sebuah usaha aktif dari para praktisi public relations (PR) untuk mengelola isu sebelum menjadi besar dan berubah menjadi krisis. Atau, akrab kita dengar dengan istilah manajemen isu. “Pada manajemen isu itu ada tools-nya.  Biasanya perusahaan mengidentifikasi isu, kemudian menganalisis reaksinya sebelum terjadi krisis,” ujarnya.

Upaya klasik yang wajib dilakukan pertama adalah melakukan pemetaan stakeholders. Petakan  pihak baik internal maupun eksternal yang menjadi prioritas utama, perlu mendapat perhatian lebih, menjalin hubungan secara lebih erat, maupun yang berpotensi melakukan protes/gugatan ketika terjadi krisis. Kategorikan stakeholders tadi berdasarkan skala prioritas/kepentingan.

Selanjutnya, lakukan pemetaan isu. Caranya, terus memperbaharui secara berkala lima isu tertinggi yang dianggap paling berpengaruh terhadap keberlangsungan bisnis maupun reputasi organisasi. Lakukan analisis dampak/risiko yang ditimbulkan untuk menentukan respons yang perlu dilakukan segera seperti mengadakan konferensi pers, membuat permohonan maaf, atau bertahan.

Menurut Wahyuningrat identifikasi potensial krisis dan diskusikan bersama. “Apakah menimbulkan keluhan, rumor, atau event yang berantakan,” ujarnya. “Di sini seninya. Sebab, setiap kasus membutuhkan pendekatan masing-masing. Sementara di tengah keterbatasan waktu, PR harus melihat permasalahan secara jelas dan jeli,” tambahnya.

Efektif

Rizki Akbar, Senior Corporate Communication Practitioner, pun berpendapat sama. Menurutnya, apapun tipe krisisnya baik itu yang datang dari internal ataupun eksternal, yang pasti dapat berdampak pada banyak hal. Mulai dari menurunkan tingkat kepercayaan dari pelanggan hingga pertumbuhan bisnis yang tidak baik. Rizki lantas membagikan cara efektif dalam menangani krisis komunikasi.

Pertama, identifikasi dan ketahui permasalahan adalah kunci. Langkah ini memudahkan PR dalam menyusun strategi komunikasi. Kedua, persiapkan tim krisis komunikasi secara efektif. Ketiga, kumpulkan semua data dan fakta. Keempat, kembangkan bahan-bahan komunikasi. Antara lain, pesan kunci, standby statement, siaran pers, briefings document, talking point, antisipasi tanya jawab, siapkan pesan/informasi untuk didistribusikan ke seluruh kanal media.

Kelima, tunjuk juru bicara yang kredibel. Juru bicara disesuaikan dengan besarnya isu dan tidak melulu harus direktur utama. Keenam, kenali 5W+1H instansi/korporasi, sesederhana mengetahui kapan waktu yang tepat untuk berbicara, kenali seberapa kuat lawan main kita, hingga posisi instansi/korporasi saat krisis, apakah ada di pihak yang salah atau benar. Ketujuh, persiapan adalah kunci. “Kita tidak pernah tahu kapan krisis akan terjadi. Maka, mempersiapkannya adalah langkah yang tepat,” pungkas Rizki. (ais)