Akselerasi Pesan dalam Komunikasi Internal

Oleh Krishna Pandu Pradana Pranata Humas Ahli Pertama Kementerian Keuangan RI. 

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Sebagaimana diketahui, saat ini mayoritas masyarakat Indonesia telah menggunakan internet. Menurut data dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII), pada tahun 2017 terdapat 143,26 juta penduduk Indonesia menggunakan Internet. Sedangkan berdasarkan We Are Social, perusahaan asal Inggris yang bekerja sama dengan Hootsuite, disebutkan bahwa pada Januari 2019 tercatat lebih dari separuh penduduk Indonesia (150 juta) menggunakan internet dan bermain media sosial. 

Berdasarkan data di atas, kita bisa mengetahui bahwa sosial media menjadi salah satu medium penting dalam mengakselerasi pesan suatu organisasi, baik yang bersifat vertikal ataupun horizontal. Bila sebelumnya terdapat fasilitas SMS (short message service) atau layanan pesan singkat bersifat hanya vertikal saja atau horizontal saja, kini dengan adanya platform sosial media seperti WhatsApp, Instagram, Facebook, Line, YouTube, dan sebagainya, telah mengubah pola komunikasi tersebut. Komunikasi kini tidak hanya bersifat vertikal atau horizontal saja, tapi bisa menjadi kombinasi dari keduanya. 

Sebagai contoh penyedia platform sosial media, antara lain YouTube, memudahkan mengakselerasi pesan berupa audio visual. Instagram cocok menyasar kalangan muda dengan tampilan visual yang menarik. 

WhatsApp sangat efektif mengakselerasi pesan karena dapat dengan mudah mengirimkan pesan secara luas dalam grup. Pengguna platform ini didasarkan atas minat dan kesamaan jenis dalam pesan yang akan disampaikan. Dengan basis nomor ponsel pada smartphone yang terhubung dengan internet, pengguna WhatsApp dapat mengaktivasi lewat kode yang diberikan melalui layanan pesan singkat lalu dikirimkan ke ponsel pribadinya. Semua kontak telepon yang disimpan langsung terhubung dengan individu lain secara real-time. Untuk menjadi anggota dalam satu grup tertentu perlu ada yang mengundang untuk masuk ke dalam komunitas atau organisasi tersebut.

Komunikasi Nonformal

Grup percakapan WhatsApp di kantor menjadi model contoh komunikasi internal yang mampu mengakselerasi pesan baik di level pegawai sampai dengan pimpinan organisasi. Contoh penerapannya di Biro Komunikasi dan Layanan Informasi (Biro KLI), Kementerian Keuangan. Whatsapp bisa digunakan untuk beragam bentuk pesan. Baik sifatnya arahan langsung dari Kepala Biro, pemberitahuan dari Bagian Tata Usaha, sampai dengan obrolan ringan menyangkut personal.

Dampak positif sosial media whatsapp di Biro KLI yaitu, pada saat penyusunan tagline dan pembuatan logo biro yang dikenal saat ini dengan tagline Building Public TRUST. Semua pegawai dilibatkan dalam bentuk sayembara yang ditentukan batas akhir pengumpulannya. Selain itu, Kepala Biro KLI juga pernah melakukan rebranding tagline dan logo dari Perpustakaan Kementerian Keuangan menjadi Your Unlimited Knowledge. Beberapa contoh di atas dilakukan untuk meningkatkan hubungan komunikasi internal diantara para pegawai agar bisa berpartisipasi dan berkontribusi dalam memajukan organisasi serta memiliki value dan etos kerja yang tinggi di setiap bidang tugas.

Meskipun memiliki banyak dampak positif untuk mengakselerasi pesan dan meningkatkan komunikasi dalam internal organisasi, sosial media juga memiliki kekurangan dan dampak negatif. Antara lain, penyebarluasan informasi yang tidak valid dan belum terverifikasi kebenarannya (informasi hoaks), menurunnya produktivitas, menimbulkan sikap acuh terhadap orang-orang di sekeliling, mudahnya akses untuk mendapatkan informasi yang tidak baik, menurunkan kreativitas, dan menimbulkan kebencian. 

Terlepas dari kelebihan dan kekurangan yang dimiliki media sosial, norma dan sopan santun tetap menjadi faktor yang sangat penting. Mengingat seluruh anggota dalam grup memiliki karakteristik dan persepsi berbeda terhadap satu pesan yang disampaikan. Karena itu, sudah selayaknya komunikasi internal yang sifatnya formal untuk organisasi (dipimpin langsung oleh pimpinan tertinggi dalam organisasi) dapat juga diimbangi dengan komunikasi yang sifatnya nonformal. Tujuannya untuk mencairkan suasana antara pimpinan dengan pegawainya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan bersama.