Sistem dan Struktur Komunikasi Nasional Melawan Covid-19 (Bag 2 - Selesai)

Oleh: Maria Wongsonagoro, PR Consultant, President Director of IPM Public Relations, PR INDONESIA Guru

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Pekerjaan Task Force Komunikasi Nasional (TFKN) amat sangat berat bila melihat tugas dari 1 hingga 7 yang perlu dilaksanakan 24 jam setiap hari.  Oleh karena itu, dibutuhkan para profesional dan ahli dalam keanggotaan TFKN yang mewakili bidang komunikasi dan public relations dan para profesional dan ahli di bidang teknis (kesehatan dan non-kesehatan) untuk ditetapkan sebagai anggota inti. Ini berarti keanggotaan TFKN terdiri dari wakil berbagai kementerian, lembaga, swasta, konsultan komunikasi, para ahli, lembaga masyarakat, dan sebagainya.

Media Center di kantor BNPB dapat digunakan oleh para juru bicara di setiap level yang ditunjuk untuk menyampaikan pesan, informasi dan data kepada publik. Transparansi konten perlu dijaga agar dapat mencapai tujuan meraih kepercayaan publik.

Level 3, ada empat technical leads yang merupakan tim Kementerian Koordinator, dan dapat juga menyampaikan pesan, informasi dan data sesuai lingkup otoritasnya, dengan mengacu pada pesan, informasi dan data dari communications lead.  Level 3 terdiri dari:

1. Technical Lead Bidang Polhukam.
2. Technical Lead Bidang Perekonomian.
3. Technical Lead Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan.
4. Technical Lead Bidang Maritim dan Investasi.

Setiap technical lead di Level 3 didukung oleh berbagai task force.  Sebagai contoh, Technical Lead Bidang Polhukum mempunyai task force Dalam Negeri, Luar Negeri, Pertahanan, TNI, Polri, dan lainnya. Task force tersebut dapat diketuai oleh menteri dan dapat menyampaikan pesan, informasi dan data sesuai lingkup otoritasnya. Namun, mengacu pada pesan, informasi dan data yang, ditetapkan oleh communications lead.

Kemudian, tingkat-tingkat berikut adalah Level 4 tingkat Provinsi, Level 5 tingkat Kabupaten dan Kotamadya, Level 6 tingkat Kecamatan, Level 7 tingkat Kelurahan/Desa, Level 8 tingkat Dusun, Level 9 tingkat RW, dan Level 10 tingkat RT.

Dengan tatanan struktur nasional seperti ini, maka sistem dan prosedur komunikasi nasional melawan pandemi Covid-19 dapat dilaksanakan dengan lebih teratur. Semua pesan, informasi dan data mengenai penanggulangan pandemik Covid-19 di tingkat nasional mengacu pada pesan, informasi dan data yang dihasilkan oleh communications lead.

Disampaikan dengan menggunakan teknologi informasi yang memungkinkan semua masyarakat mengaksesnya. Konten dapat ditambahkan sesuai lingkup otoritasnya masing-masing. Hal ini menjaga keseragaman konten, menghindari perbedaan pernyataan, terutama blunder, dalam mengkomunikasikan pesan, informasi dan data ke masyarakat.

Para gubernur di Level 4 perlu juga membentuk Task Force Komunikasi Provinsi dan dapat menyampaikan pesan, informasi dan data tambahan, baik mengenai kesehatan maupun non-kesehatan, yang berasal dari provinsi masing-masing. Namun, sebelumnya perlu untuk mengirim pesan, informasi dan data ke communications lead agar informasi di tingkat nasional tentang setiap provinsi dapat dimutahirkan.

Demikian seterusnya pesan, informasi dan data dari communications lead dapat ditambah oleh para bupati dan wali kota yang berada di Level 5, juga masing-masing dengan dukungan Task Force Komunikasi Kabupaten/Kota, dengan terlebih dahulu menyampaikan konten ke communications lead agar data di tingkat nasional dapat dimutahirkan.

Pembuatan rencana strategi komunikasi tidak mudah. Pesan, informasi dan data harus dapat disampaikan dan dimengerti oleh semua lapisan masyarakat, termasuk akar rumput (grassroots). Indonesia terdiri dari berbagai suku bangsa yang masing-masing mempunyai budaya, tatanan masyarakat dan bahasa lokal yang berbeda.

Untuk menjaga komunikasi efektif, penyampaian pesan dan informasi tepat sasaran dan dipahami, perlu penyampaian dilakukan bukan saja oleh otoritas formal, namun juga oleh otoritas informal seperti warga yang dituakan, tokoh agama dan tokoh masyarakat.  Oleh karena itu, penting membuat strategi komunikasi nasional dengan terlebih dahulu mengikuti proses sesuai dengan best practice.

Fase-fase tersebut berawal dari pelaksanaan suatu analisa situasi dan riset, kemudian pemetaan pemangku kepentingan atau stakeholders. Fase berikut adalah mensurvei persepsi kelompok-kelompok stakeholders karena kita ingin mereka memahami informasi yang disampaikan. Ini berarti bahwa di tingkat akar rumput, perlu melihat pada budaya, adat istiadat dan bahasa agar pesan, informasi dan data tepat sasaran. Fase berikut, baru menetapkan strategi komunikasi setelah persepsi para stakeholders dianalisa.

Task Force Komunikasi Pemerintah Provinsi hingga Komunikasi Kelurahan dan Dusun perlu juga untuk menetapkan strategi komunikasi dengan melalui fase-fase tersebut, karena yang paling memahami kelompok akar rumput adalah yang berada di level bawah.

Setelah menetapkan strategi komunikasi nasional dan rencana tindak, communications Lead perlu membuat panduan komunikasi nasional untuk menunjang pelaksanaan rencana tindak karena belum tentu semuanya memahami bagaimana caranya. Selain itu, semua masyarakat harus dapat mengakses panduan komunikasi nasional.

Mungkinkah kita mengenyampingkan ego sektoral untuk bergabung dan bekerjasama demi melawan Covid-19? Dan, mungkinkah sumbang saran ini dapat dimengerti dan diterima keseluruhannya atau paling tidak sebagian saja? Ataukah hanya merupakan impian saya?