4 Tips Mengadakan Konferensi Pers Virtual

JAKARTA, PRINDONESIA.CO – Saat pandemi, ada empat platform komunikasi virtual yang paling banyak digunakan untuk melakukan konferensi pers virtual. Di antaranya, Zoom, Google Meet, MS Teams, dan Webex. Namun, menurut Konsultan Imogen PR Aya Nabila, dari keempat itu, Zoom-lah platform yang banyak diminati.

Alasannya, kata Aya, saat menjadi pembicara Workshop ICI #3: Virtual Press Conference, Rabu (14/10/2020), Zoom dinilai memiliki beberapa keunggulan. Antara lain, hosting control, fitur yang bisa diatur-atur, murah, banyak digunakan, dan mudah digunakan (user friendly). Hal lain yang patut jadi pertimbagan adalah  irit bandwidth.

Selain memilih platform yang tepat, praktisi public relations (PR) pun memiliki pekerjaan rumah yang lain. Yakni, mampu memastikan konferensi pers yang diselenggarakan secara virtual semenarik ketika diselenggarakan secara luring/off-line.

Aya memberi empat tips. Pertama, sampaikan pesan melalui cerita. “Jangan hanya menginformasikan, berceritalah tentang sesuatu yang relevan,” ujarnya. Kedua, mengetahui  teknologi terkini. Misalnya, membagi peserta ke dalam kelompok kecil, membuat gamification agar audiens terhibur dan lain sebagainya.

Ketiga, kreativitas. “Zoom memiliki banyak fitur yang bisa disesuaikan. Manfaatkan fitur-fitur itu semaksimal mungkin,” ujar Aya. Keempat, berlatih dan bereksporasi.

Komponen yang Diperlukan

Selain itu, pastikan konferensi pers virtual didukung oleh beberapa komponen yang diperlukan. Pertama, registrasi. Tujuannya, untuk menghimpun data peserta yang akan bergabung, memudahkan kroscek kehadiran media, menghindari adanya “penumpang gelap”. “Ada beberapa pilihan yang bisa kita pilih untuk melakukan registrasi seperti Google Form, Typeform, atau langsung melalui Zoom,” katanya.

Kedua, opening. “Sebagai host, kita bisa menentukan tampilan di ruang tunggu. Opsi ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan,” ujar Aya seraya memberi contoh mengubah tampilan standar menjadi salam Halo, Selamat Datang.

Selain salam, host juga bisa menyajikan bumper di ruang tunggu. “Jadi, sembari menunggu, peserta dapat melihat konten yang mengikat dan menarik,” katanya serya menambahkan bumper juga bisa dimanfaatkan sebagai media promosi klien.

Ketiga, penyampaian pesan. “Sebagai penyelenggara, kita harus memastikan semua narasumber menyampaikan pesan kunci yang sama,” ujarnya. “Kita juga harus melengkapi pernyataan kita dengan riset dan fakta,” tambahnya. Di samping itu, sebagai penyelenggara, PR juga bisa menghadirkan key opinion leader untuk menyampaikan pengalamannya terhadap brand.

Komponen keempat, konten yang mengikat (engaging). Salah satu hal yang paling menantang ketika mengadakan konferensi pers secara virtual adalah membangun suasana (ambience), termasuk suasana hati alias mood.

Apalagi penyelenggara tidak bisa memastikan setiap peserta dapat menerima pesan dengan baik, berada di lingkungan yang nyaman dan jauh dari distraksi karena semua orang berada di lokasi yang berbeda-beda.  Solusinya, PR harus membuat konten yang engaging, mengajak audiens terlibat dalam proses penyampaian pesan, hingga berpartisipasi saat sesi kuis.

Kelima, host control. Host dapat mengatur agar tampilan terlihat jelas. Misalnya, dengan mengatur spotlight agar tampilan di layar hanya narasumber, dengan siapa saja peserta dapat berinteraksi melalui fitur Chat, mengatur lalu lintas tanya jawab. Ada beberapa opsi tanya jawab. Antara lain, Raise Hand dan Chat Only.

Tak lupa, sebagai host, Aya mendorong agar berani mengeksplorasi fitur-fitur Zoom. Contoh, virtual background, breakout room assignment, dan masih banyak lagi. (rvh)