Cara Efektif Mengelola Komunikasi Internal

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Menurut Head of Corporate Public Relations Indofood Sukses Makmur Nurulita Novi Arlaida, komunikasi internal tidak hanya membuat karyawan tetap terhubung satu sama lain. Lebih dari itu, mampu menciptakan pemahaman bersama tentang apa tujuan, nilai-nilai, serta pedoman suatu organisasi.  

Komunikasi internal, lanjutnya saat mengisi sesi Webinar bertajuk "PR is King, Communication is Princess", Rabu (3/3/2021), sangat penting untuk menjaga agar karyawan tetap mengetahui informasi terkini mengenai inisiatif terbaru perusahaan, membangun suara otoritas, dan kepercayaan dalam memerangi rumor. Serta, sebagai fasilitator komunikasi yang efisien dan jelas di antara departemen yang berbeda.

Komunikasi internal juga berfungsi untuk menjaga karyawan agar tetap fokus dan berkolaborasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Di samping itu, mampu membuat karyawan merasa diakui atau dihargai, sehingga mendorong karyawan untuk lebih termotivasi dan tertarik dengan pekerjaan mereka. “Ini penting, sebab praktik komunikasi internal yang berjalan dengan baik mampu membuat karyawan lebih terinformasi. Dengan kata lain, mampu meningkatkan brand advokasi secara keseluruhan,” ujarnya.

Bahkan, beberapa ahli menyebutkan terdapat hubungan positif antara komunikasi internal dengan efektivitas sebuah organisasi. Sebab, melalui komunikasi internal budaya kerja organisasi dapat terbangun dengan baik. 

Selain itu, mampu meningkatkan keterlibatan karyawan, menciptakan transparansi, kepercayaan, dan memberikan lebih banyak kesempatan bagi karyawan untuk belajar serta menciptakan lingkungan yang terbuka baik melalui debat maupun diskusi. Pada akhirnya, tiap karyawan memiliki kesempatan untuk memberikan timbal balik bagi keberlangsungan dan kemajuan perusahaan. 

Efektivitas 

Agar komunikasi internal berlangsung efektif, caranya ada empat. Pertama, menetapkan tujuan komunikasi. Objektif itu bisa sekadar memberikan awareness, meningkatkan pengetahuan, atau sampai pada tahap mengubah perilaku. Ketika menentukan tujuan, sebaiknya menggunakan metode SMART (specific, measurable, achievable, relevant, and timely). Pastikan tujuannya spesifik, bisa diukur, dan seterusnya, ujarnya. 

Kedua, melakukan asesmen target audiens yang akan dituju. Misalnya, targetnya ditujukan khusus kepada manajemen, karyawan di daerah atau level tertentu. Ketiga, lakukan uji rencana komunikasi. Mulai dari inisiatif program, pesan kunci yang akan disampaikan, materi komunikasi, tim yang bergerak, kanal komunikasi yang tepat, hingga biaya yang dibutuhkan. Terakhir, membuat rencana pengukuran (measurable plan). "PR perlu menetapkan key performance indicator untuk mengevaluasi program," katanya.

Tambahan lain, pastikan informasi yang disampaikan menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, dikomunikasikan secara terbuka dan objektif, dan memastikan terjadi dialog dua arah. 

Ia juga mengimbau agar PR melakukan komunikasi secara teratur untuk memahami, mempertimbangkan respons, keinginan, dan kepentingan audiens. “Kita juga harus memastikan perilaku nonverbal sesuai dengan komunikasi verbal,” ujarnya. Serta, memperluas diseminasi informasi dengan menggunakan media komunikasi yang mudah diakses oleh target audiens. (ais)