Tips Mengelola Komunikasi Internal

PRINDONESIA.CO | Senin, 18/10/2021
Banyak peluang dari komunikasi internal
Dok. Istimewa

Terkadang komunikasi internal masih dinomorduakan. Padahal banyak peluang yang dapat digali dari komunikasi internal, agar berkontribusi terhadap keberlanjutan bisnis.

JAKARTA, PRINDONESIA.CO –   Menurut Internal Communication Specialist PT Alaksir Cipta Aksara Santi Djiwandono, masih banyak ruang untuk mengembangkan komunikasi internal agar secara signifikan dapat berkontribusi terhadap keberlanjutan perusahaan. “Untuk merancang komunikasi internal, kita harus mengetahui perbedaan antara komunikasi eksternal dan internal,” katanya saat menjadi pemateri di webinar APPRI Connect bertajuk “Komunikasi Internal, Hadapi Pandemi Tetap Kebal”, Jumat (1/10/2021).

Perbedaan itu di antaranya, pertama, komunikasi eksternal bersifat lebih insidental atau dilakukan pada waktu dan kesempatan tertentu saja. Misalnya, pertemuan dengan media atau stakeholder lainnya. Hal ini berbeda dengan komunikasi internal di mana kita akan bertemu dengan sesama karyawan setiap hari. “Pertemuan terjadi lebih intens karena audiensnya adalah rekan kerja kita,” ujar perempuan yang sebelumnya merupakan Manager Internal Communications PT HM Sampoerna Tbk itu.

Perbedaan kedua, audiens dari kalangan karyawan memiliki ekspektasi tinggi dan menuntut perusahaan lebih transparan. Hal ini jelas menuntut kecakapan komunikasi yang lebih tinggi. Komunikator internal harus mampu mengakomodasi berbagai ekspektasi tersebut. “Ibarat lem, komunikasi merupakan perekat di dalam suatu organisasi,” katanya. “Ketika kita mengomunikasikan perubahan, maka hasilnya ditentukan dari seluruh karyawan saling merekat atau tercerai-berai,” ujar perempuan alumni LSPR ini.

Santi lantas mengutip buku Corporate Conversations karya Shel Holtz. Dalam bukunya, Holtz mengemukakan beberapa hal yang dapat dilakukan komunikator internal. Pertama, melibatkan pemimpin untuk membangun percakapan di dalam institusi. “Obrolan ini tidak sekadar menyampaikan visi dan misi, namun juga sampai pada tahap mengubah perilaku,” katanya.

Dialog yang dibangun juga harus sesuai dengan latar belakang karyawan. Contoh, jika yang berhadapan dengan karyawan produksi, maka kaitkan obrolan tentang produksi pada tujuan perusahaan. Sehingga, karyawan tidak hanya memikirkan tugasnya. Lebih dari itu, mereka dapat semakin terkoneksi dengan tujuan perusahaan.

Berkompetisi dengan Gosip

Santi percaya bahwa trust dapat diwujudkan dari komunikasi informal. Sebagai komunikator internal, tak jarang ia pun berhadapan dengan gosip (grapevine). “Nah, agar trust tidak tergerus, kita harus berkompetisi dengan grapevine. Caranya, dengan memberikan informasi-informasi yang dapat kredibel dan dipercaya,” ujarnya.

Saat masih menjadi bagian internal communication di HM Sampoerna, misalnya, Santi menginisiasi pertemuan tatap muka. Di sini, manajemen turun langsung ke karyawan untuk meminimalisasi grapevine sehingga tidak menimbulkan ruang kebingungan dan konflik di kalangan internal. 

Selanjutnya, komunikator internal hendaknya menciptakan safe space atau ruang yang aman bagi karyawan. Harapannya, karyawan bisa lebih kritis dan diakui idenya. “Mereka bisa berbicara kepada kita secara aman tanpa adanya tekanan dari pihak lain,” imbuh Santi.  

Sebagai komunikator internal, Santi menambahkan, kita juga harus memiliki keahlian mendengar dan menjadi rendah hati. Di samping itu, komunikasi juga harus akuntabel dan relevan dengan tujuan perusahaan,” ujarnya. Tak kalah penting, sebagai komunikator internal, PR juga harus mempelajari beragam kanal untuk menyentuh karyawan.

Komunikasikan Nilai

Senada dengan Santi, praktisi senior PR Niken K. Rachmad mengatakan, pemimpin sangat berperan dalam kesuksesan komunikasi internal. “Peran dan teladan pimpinan perusahan sangat penting dalam mengomunikasikan budaya perusahaan,” ungkap Niken.

Komunikator internal juga harus memahami pentingnya mengangkat influencer dari kalangan masing-masing divisi perusahaan. Misalnya, dengan melibatkan kepala unit, kepala bagian, dan supervisor masing-masing divisi.

Managing partner PT Prajnawisesa Konsultan Malang Desiree Muntu mengatakan, di era pandemi ini tidak ada lagi prioritas dalam suatu bisnis. Semuanya dilakukan secara bersamaan. Pandemi juga membawa perubahan dari budaya tatap muka menjadi virtual.

Keadaan ini menuntut perusahaan menjadi serba cepat, fleksibel, dan tangguh. Untuk itu, perusahaan harus menemukan irisan nilai perusahaan dan nilai dari karyawan. “Keberlanjutan bisnis akan terwujud jika perusahaan dan karyawan memiliki nilai yang sama,” tutupnya. (rvh)