Rumus Empat P Mengelola “Event”

SEMARANG, PRINDONESIA.CO – Pertanyaan ini dijawab oleh founder dan pemilik PT Kitalu Media Komunika Poppy S. Rianto. Kepada peserta workshop JAMPIRO #4 bertema “Manajemen Hospitality and Event yang Kreatif” di Semarang, Kamis (8/11/2018), praktisi EM yang telah malang melintang mengelola beragam event ini menjelaskan perbedaan yang mencolok antara fungsi EM dengan EO. “Kalau EO hanya bertugas sebagai eksekutor acara, sementara EM yang membuat acara A sampai Z,” ujarnya.  

Poppy mengatakan, keberhasilan event bukan dilihat hanya pada saat event berlangsung, melainkan dapat dilihat sejak proses perencanaan. Karena dengan persiapan yang matang akan menghasilkan event yang sukses, mulai dari konsep, tempat pelaksanaan, marketing, hingga jumlah budget yang harus dikeluarkan. Meskipun kesuksesan tidak mungkin berjalan 100 persen.

Berikut tips merencanakan event menurut Poppy:

 “Person”

Faktor pertama yang harus diperhatikan adalah, siapa penyelenggara event? Apakah individu, lembaga, pemerintah, atau korporasi. Hal ini penting untuk diketahui agar tepat dalam memilih pembawa acara dan VIP. “Siapa yang akan kita temui? Siapa klien yang kita hadapi?” ujarnya seraya bertanya.

“Purpose”

Ketahui tujuan pelaksanaan event. Karena setiap kegiatan memiliki target yang berbeda sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh penyelenggara. Poin ini berpengaruh pada pemilihan konsep, lokasi, dan talent.

“Place”

Pemilihan tempat. Outdoor atau indoor. Pemesanan tempat harus dipersiapkan sejak jauh hari, guna menghindari tempat terisi penuh. Waktu pelaksanaan pun tak kalah penting. Pemilihan tempat dan waktu harus sesuai dengan tujuan awal acara.

“People”

Siapa yang akan terlibat dalam acara tersebut. Mulai dari daftar tamu, panitia, hingga pengisi acara. Contoh, untuk acara seminar, maka yang harus dipersiapkan adalah pembicara dan moderator. Begitupun dengan acara gathering, maka yang perlu dipersiapkan artis sebagai hiburan. (umi)