KCJ: Setiap Karyawan Adalah PR

JAKARTA, PRINDONESIA.CO - Untuk itu selama lima tahun terakhir, di bawah komando VP Corporate Communication PT KAI Commuter Jabodetabek (KCJ) Eva Chairunnisa, Cnews, inhouse magazine milik KCJ terus berbenah. Sekadar informasi, KCJ adalah operator kereta api listrik (KRL) Jabodetabek yang merupakan anak perusahaan dari PT KAI (Persero). “Majalah ini sudah ada sejak saya masuk KCJ tahun 2012. Memperbaiki majalah internal agar lebih mudah dimengerti dan dipahami  karyawan adalah proyek pertama saya ketika itu,” kata alumni Universitas Indonesia Jurusan Psikologi itu.  

Saat ini, oplah Cnews mencapai 1.000 eksemplar. Jika sebelumnya terbit tiga bulan sekali, sejak tahun kemarin, manajemen memutuskan untuk menerbitkan Cnews tiap bulan. Latar belakangnya, jeda terbit yang lama membuat banyak isu tidak terakomodir. Perubahan lain, jika sebelumnya kerap menampilkan foto dan aktivitas para pejabat, kini sebaliknya, konten Cnews didominasi oleh ulasan tentang profil karyawan. Kontennya pun banyak mengutip “suara” karyawan. Agar tidak jemu, desain dibuat variatif, salah satunya menampilkan infografis. “Dulu, ketertarikan karyawan terhadap internal media agak kurang. Setelah melibatkan unsur karyawan, mereka justru yang paling aktif bertanya,” ujar Eva di hadapan peserta workshop bertema “Strengthening Corporate Reputation through Internal Media Management & Sustainability Media Relations” di Jakarta, awal Februari lalu. 

Perubahan lain yang kentara adalah konten terkait sarana dan prasarana KCJ. Contoh, ketika Eva dkk mengulas info tentang pantogafi—perangkat untuk mengalirkan listrik, hingga cara melepas roda kereta. Informasi ini penting mengingat 70 persen karyawan KCJ juga merupakan pengguna KRL yang tiap hari berbaur dengan sesama pengguna jasa. “Ketika Cnews hadir memberikan informasi secara detail mengenai produk KCJ/KRL, harapannya seluruh karyawan bisa menjadi PR (public relations) bagi perusahaan,” tambahnya.  

Kejelasan
Beberapa langkah yang dilakukan Divisi Komunikasi KCJ dalam membangun engagement antara karyawan dengan Cnews patut ditiru. Contoh, sebelum terbit karyawan akan menerima informasi melalui e-mail dengan kalimat yang menggugah keingintahuan, “Mau tahu caranya roda kereta dipasang?” Mereka juga membuka kolom interaktif mengenai pendapat, hasil foto karyawan, kritik dan masukan terhadap produk, hingga kebijakan direksi yang kemudian akan ditanggapi langsung oleh pejabat bersangkutan. Bagi perusahaan jasa seperti KCJ, metode ini perlu dilakukan karena sebagai layanan jasa transportasi publik, manajemen tidak mungkin setiap hari turun ke lapangan untuk menjawab semua keluhan dan pertanyaan pengguna jasa. Karyawanlah frontliner perusahaan. 

Apalagi ketika terjadi gangguan, menurut Eva, hanya satu yang dibutuhkan pengguna yang jumlahnya hampir 850 ribu orang setiap hari itu: kejelasan. Maka, selain memperkuat lini inhouse magazine, Eva bersama tim juga mengembangkan platform lain untuk menunjang kejelasan tadi. Di antaranya, membangun Commuter Control Room yang dapat memantau 72 stasiun kereta dan memperkuat media sosial. Ragam media sosial dimanfaatkan sesuai kebutuhan. Contoh, Twitter bertujuan untuk memberikan jawaban/merespons cepat keluhan pengguna jasa, Facebook menampilkan informasi yang informatif, sementara Instagram dan YouTube mempublikasikan aktivitas atau inovasi yang dilakukan KCJ dalam bentuk visual.

Pastinya, kesemua informasi itu terintegasi di KRL Access, sebuah aplikasi yang dibuat KCJ yang bertujuan memberikan informasi dari posisi real-time, jadwal hingga rute commuter line. KCJ makin terbuka dengan pengguna jasa. Terbukti, dalam sehari mereka merespons 185 balasan via Twitter. “Kami juga membuka live tweet dengan direksi di hari tertentu,” katanya upaya ini merupakan salah satu impelementasi KCJ dalam rangka memberikan informasi transparan, responsif, informatif kepada publik.

Tak kalah penting adalah memperkaya informasi di laman resmi www.krl.co.id. Caranya, memperkenankan tiap unit kerja mengunggah informasi terkini mengenai unit masing-masing, meski kendali tetap dipegang corcomm. “Setiap divisi diperkenankan menyampaikan dan bertanggung jawab atas informasi yang mereka unggah ke publik. Cara ini lebih efisien,” pungkasnya. rtn